Panduan Admin Organisasi

Pendaftaran & Verifikasi WhatsApp

1. Buka halaman utama iuranta dan klik tombol "Daftar".
2. Isi data diri (nama, email, no. HP, password).
3. Isi data organisasi (nama organisasi, tipe, alamat).
4. Pilih paket layanan (Gratis tersedia untuk percobaan).
5. Klik "Daftar Sekarang" untuk menyelesaikan pendaftaran.
6. Paket berbayar memerlukan approval admin sebelum bisa digunakan.

Verifikasi WhatsApp

Setelah mendaftar, Anda akan diminta untuk memverifikasi nomor WhatsApp:

1. Sistem akan menampilkan halaman verifikasi WhatsApp.
2. Klik tombol "Kirim ke (nomor WA platform)" untuk membuka WhatsApp.
3. Kirim pesan "Verifikasi" ke nomor tersebut.
4. Sistem akan otomatis mendeteksi pesan Anda dan memverifikasi nomor WA Anda.
5. Jika verifikasi webhook tidak berhasil, Anda dapat menggunakan Kode OTP sebagai alternatif.

Dashboard

Dashboard menampilkan ringkasan informasi organisasi:

• Total anggota yang terdaftar
• Saldo organisasi (Cash & Rekening Bank)
• Total pemasukan dari iuran
• Total pengeluaran organisasi
• Informasi paket langganan yang aktif
• Notifikasi langganan akan berakhir

Kelola Anggota

Menambah dan mengelola anggota organisasi:

• Klik menu "Anggota" di sidebar.
• Klik "Tambah Anggota" untuk menambah anggota baru.
• Isi data anggota: nama, email (opsional), no. HP, alamat, role (warga/pengurus).
• Admin dapat mengedit data anggota termasuk nama, kontak, dan role.
• Admin dapat mengubah email anggota — email harus unik. Mengubah email akan mereset status verifikasi email.
• Admin dapat mengubah no. HP anggota — mengubah HP akan mereset status verifikasi WhatsApp.
• Admin dapat mengubah password anggota (centang opsi "Ubah Password" saat edit).
• Admin dapat menonaktifkan atau menghapus anggota.
• Anggota dengan email dapat login sendiri ke sistem.
• Admin superadmin dikecualikan dari penagihan iuran.

Import Anggota

Import anggota dari organisasi lain atau cari pengguna yang sudah terdaftar di iuranta:

• Klik menu "Anggota" lalu pilih "Import Anggota".
• Import dari Organisasi Lain: Cari organisasi lain dan pilih anggota yang ingin diimpor ke organisasi Anda.
• Cari Pengguna Terdaftar: Cari pengguna berdasarkan email atau nama yang sudah memiliki akun iuranta.
• Data yang diimpor akan otomatis terhubung ke akun pengguna yang sama.
• Anggota yang diimpor dapat langsung login dengan akun yang sudah dimiliki.

Undangan Keanggotaan

Kelola undangan keanggotaan dari organisasi lain yang ingin mengajak anggota Anda bergabung:

• Klik menu "Undangan" di sidebar.
• Lihat daftar undangan masuk dari organisasi lain.
• Setiap undangan menampilkan informasi: organisasi pengirim, tanggal undangan, dan status.
• Admin dapat Menerima undangan untuk bergabung sebagai anggota di organisasi lain.
• Admin dapat Menolak undangan jika tidak berkenan.
• Admin juga dapat Membatalkan undangan yang sudah dikirim.

Inventaris

Catat dan kelola aset/inventaris milik organisasi:

• Buka menu "Inventaris" di sidebar bagian Organisasi.
• Halaman inventaris menampilkan ringkasan statistik: total item, total nilai aset, dan total kuantitas.
• Klik "Tambah Item" untuk menambahkan inventaris baru.
• Isi data inventaris:
  • Nama Barang — Nama item inventaris (wajib).
  • Deskripsi — Keterangan tambahan (opsional).
  • Jumlah — Kuantitas barang (minimal 1).
  • Nilai (Rp) — Nilai/harga per unit (opsional).
  • Kondisi — Pilih: Baik, Rusak Ringan, atau Rusak Berat.
  • Lokasi — Lokasi penyimpanan (opsional).
  • Tanggal Perolehan — Tanggal barang diperoleh (opsional).
• Gunakan tombol Edit untuk mengubah data inventaris.
• Gunakan tombol Hapus untuk menghapus item inventaris.

Pengumuman

Buat dan kelola pengumuman atau surat untuk anggota organisasi:

• Buka menu "Pengumuman" di sidebar bagian Organisasi.
• Klik "Buat Pengumuman" untuk membuat pengumuman baru.
• Isi data pengumuman:
  • Judul — Judul pengumuman (wajib).
  • Isi — Konten pengumuman (wajib).
  • Publikasikan — Centang untuk langsung mempublikasikan ke anggota.
  • Sematkan — Centang agar pengumuman selalu tampil di posisi teratas.
  • Tanggal Publikasi — Atur tanggal publikasi (opsional, default: sekarang).
• Pengumuman yang belum dipublikasikan hanya terlihat oleh pengurus.
• Gunakan tombol Edit untuk mengubah atau mempublikasikan/membatalkan publikasi.
• Gunakan tombol Hapus untuk menghapus pengumuman.
• Pengumuman yang disematkan akan selalu tampil di bagian atas daftar.

Pengaturan

Kelola pengaturan organisasi dan akun Anda melalui beberapa tab:

Profil Organisasi

• Ubah nama, slug, alamat, tipe, dan logo organisasi.
• Atur No. WhatsApp Organisasi — nomor ini digunakan untuk branding di notifikasi WA.
• Verifikasi nomor WA organisasi: kirim pesan "Verifikasi" ke nomor platform atau gunakan Kode OTP.
• Atur Email Organisasi (opsional, untuk keperluan verifikasi di masa depan).

Rekening Pembayaran

• Atur informasi rekening bank organisasi untuk menerima pembayaran transfer dari anggota.

Ubah Password

• Ganti password akun Anda. Masukkan password lama, lalu password baru.

Keringanan Iuran

• Atur apakah pengurus (Ketua, Bendahara, Sekretaris) mendapat keringanan iuran.
• Pilihan per role:
  • Tetap Bayar Penuh — Pengurus bayar 100% seperti anggota biasa.
  • Bayar Sebagian — Pengurus bayar sebagian (misal 50%).
  • Bebas Iuran — Pengurus tidak perlu membayar iuran.

Template WA Enterprise

• Khusus paket Enterprise: sesuaikan isi pesan notifikasi WhatsApp organisasi Anda.
• 4 template yang dapat dikustomisasi:
  • Notifikasi Tunggakan — pesan mingguan ke anggota bertunggakan.
  • Reminder Sebelum Jatuh Tempo — pengingat H-3.
  • Reminder Setelah Jatuh Tempo — peringatan H+1.
  • Notifikasi Pembayaran Masuk — pesan ke pengurus saat ada pembayaran.
• Gunakan variabel dalam template: {nama}, {organisasi}, {total}, {rincian}, {periode}, dll.
• Gunakan format WhatsApp: *teks* untuk bold dan _teks_ untuk italic.
• Kosongkan template untuk kembali menggunakan pesan default bawaan iuranta.

Notifikasi WhatsApp

Organisasi dengan paket Premium atau Enterprise mendapatkan 3 jenis notifikasi WhatsApp otomatis:

📋 1. Notifikasi Tunggakan Otomatis

• Dikirim setiap Senin pagi secara otomatis ke anggota yang memiliki tunggakan iuran.
• Pesan mencantumkan jumlah tunggakan, total nominal, dan rincian per iuran.
• Hanya anggota yang nomor WA-nya sudah terverifikasi yang menerima notifikasi.

🔔 2. Reminder Iuran (H-3 & H+1)

• Dikirim setiap hari berdasarkan konfigurasi hari reminder platform.
• H-3: 3 hari sebelum jatuh tempo — pengingat untuk segera membayar.
• H+1: 1 hari setelah jatuh tempo — peringatan iuran sudah lewat jatuh tempo.
• Hanya dikirim untuk iuran yang belum dibayar.

💰 3. Notifikasi Pembayaran Masuk

• Dikirim secara realtime saat anggota mengirim pembayaran iuran.
• Notifikasi diterima oleh pengurus (Ketua, Bendahara, Admin) yang WA-nya terverifikasi.
• Pesan berisi: nama pembayar, jenis iuran, periode, jumlah, dan status verifikasi.

⚙️ Syarat Agar Notifikasi Aktif

10 Langganan

• Menu "Langganan" menampilkan status paket langganan Anda.
• Lihat sisa hari langganan, paket saat ini, dan fitur yang tersedia.
• Upgrade ke paket yang lebih tinggi untuk fitur tambahan.
• Perpanjang langganan sebelum masa aktif berakhir.
• Ada grace period 3 hari setelah langganan berakhir.
• Upload bukti pembayaran untuk verifikasi oleh admin platform.

11 Reaktivasi Organisasi

Jika organisasi Anda sudah tidak aktif (langganan berakhir melewati grace period), Anda dapat mengajukan reaktivasi:

• Buka halaman organisasi Anda, akan muncul opsi "Ajukan Reaktivasi".
• Kirim permintaan reaktivasi ke admin platform.
• Admin platform akan menyetujui atau menolak permintaan reaktivasi.
• Setelah disetujui, organisasi akan kembali aktif dan Anda dapat melanjutkan berlangganan.

12 Jenis Iuran

• Klik menu "Jenis Iuran" untuk melihat daftar iuran.
• Buat jenis iuran baru: nama, nominal, dan tipe periode.
• Tipe Periode yang tersedia:
  • Bulanan — iuran setiap 1 bulan
  • Tahunan — iuran setiap 12 bulan
  • Sekali Bayar — iuran hanya satu kali
  • Kustom — atur interval sendiri (2 bulanan, 3 bulanan/triwulan, 4 bulanan, 6 bulanan/semester, atau interval lainnya)
• Atur tanggal mulai dan tanggal akhir iuran (opsional).
• Nominal iuran dapat diubah (tergantung paket), dan riwayat perubahan akan tercatat.
• Jenis iuran dapat dinonaktifkan kapan saja.

13 Transaksi

• Klik menu "Transaksi" untuk melihat semua transaksi.
• Admin dapat mencatat pembayaran anggota (pilih anggota, jenis iuran, periode, metode pembayaran).
• Metode bayar: Cash atau Transfer Bank.
• Bukti pembayaran dapat diupload (tergantung paket).
• Transaksi secara otomatis memperbarui kartu iuran dan saldo organisasi.
• Admin dapat memverifikasi transaksi satu per satu atau secara massal (bulk verify).
• Hanya transaksi dengan status verified yang masuk ke laporan keuangan.

14 Kartu Iuran

• Menu "Kartu Iuran" menampilkan status pembayaran tiap anggota per periode.
• Filter berdasarkan jenis iuran dan tahun.
• Warna status: Lunas Belum Bayar Belum Aktif.
• Klik status untuk melihat detail atau mencatat pembayaran langsung.
• Admin dapat generate kartu iuran untuk membuat kartu baru sesuai periode aktif.
• Kartu iuran dapat di-export ke PDF per anggota.

15 Tunggakan

• Menu "Tunggakan" menampilkan daftar anggota yang memiliki tunggakan iuran.
• Lihat jumlah periode tunggakan dan total nominal.
• Fitur ini membantu admin untuk follow-up pembayaran ke anggota.

16 Pengeluaran

• Klik menu "Penggunaan Iuran" untuk mencatat pengeluaran organisasi.
• Catat pengeluaran dengan: deskripsi, jumlah, kategori, tanggal, metode bayar (Cash/Transfer).
• Kelola kategori pengeluaran di menu terpisah (buat kategori baru atau gunakan kategori default).
• Tersedia tombol "Generate Kategori Default" untuk membuat kategori standar secara otomatis.
• Pengeluaran otomatis mengurangi saldo organisasi sesuai metode pembayaran.
• Pengeluaran dapat di-export ke PDF.

17 Pemasukan Non-Iuran

Catat pemasukan organisasi selain dari iuran anggota:

• Klik menu "Pemasukan Non-Iuran" di sidebar bagian Pemasukan Lain.
• Klik "Catat Pemasukan" untuk menambah catatan pemasukan baru.
• Pilih kategori: Donasi, Sumbangan, Sponsorship, Hibah, Kegiatan, Lainnya.
• Isi tanggal, deskripsi, jumlah nominal, sumber dana, dan upload bukti (opsional).
• Data pemasukan otomatis terintegrasi ke laporan keuangan.
• Lihat statistik, rekap bulanan, dan breakdown per kategori.

18 Mutasi (Pindah Buku)

Fitur mutasi digunakan untuk memindahkan saldo antar metode pembayaran:

• Klik menu "Mutasi" di sidebar.
• Buat mutasi baru: pilih dari (Cash/Bank) ke (Bank/Cash).
• Masukkan jumlah nominal yang dipindahkan dan keterangan.
• Contoh penggunaan: Setor uang cash ke bank, atau tarik tunai dari rekening bank.
• Mutasi otomatis memperbarui saldo Cash dan Bank sesuai nominal.

19 Laporan Keuangan

Laporan keuangan menyediakan 4 tampilan (tab) yang dapat dipilih:

• Per Jenis Iuran — Rekap pembayaran iuran per jenis iuran, termasuk total terkumpul, pending, dan jumlah transaksi.
• Per Warga — Rekap pembayaran per anggota, menampilkan total yang sudah dibayar dan belum dibayar oleh masing-masing anggota.
• Keuangan — Laporan keuangan komprehensif:
  • Ringkasan arus keuangan: pemasukan (iuran + non-iuran), pengeluaran, dan arus keuangan bersih
  • Posisi saldo (Cash & Bank) termasuk saldo awal
  • Rincian pemasukan per jenis iuran dan per kategori pemasukan non-iuran
  • Rincian pengeluaran per kategori
  • Grafik arus kas bulanan (pemasukan vs pengeluaran)
• Laporan Harian — Detail transaksi harian, dapat difilter per tanggal tertentu.

Fitur tambahan:

• Filter berdasarkan tahun dan jenis iuran.
• Ekspor laporan ke PDF.
• Data pemasukan menggunakan tanggal pembayaran (payment_date) untuk arus kas riil.

20 Saldo Awal

Atur saldo awal organisasi sebagai dasar perhitungan keuangan:

• Saldo awal diatur di halaman Laporan Keuangan (tab Keuangan).
• Hanya pengurus yang dapat mengatur saldo awal.
• Masukkan nominal Saldo Cash dan Saldo Bank awal organisasi.
• Saldo awal hanya bisa diatur satu kali dan tidak dapat diubah setelahnya.
• Setelah diatur, saldo awal akan menjadi basis perhitungan posisi saldo di laporan keuangan.

21 Verifikasi Email

Fitur verifikasi email memastikan alamat email anggota valid dan dapat dijangkau:

Mengaktifkan Fitur (Admin Platform)

• Buka Pengaturan Platform > Keamanan.
• Aktifkan toggle "Verifikasi Email".
• Setelah aktif, semua pengguna yang belum memverifikasi email akan melihat banner kuning di dashboard.

Cara Kerja Verifikasi

1. Pengguna melihat banner "Email Anda belum diverifikasi" di dashboard.
2. Klik tombol "Kirim Link Verifikasi" pada banner tersebut.
3. Sistem mengirim email berisi link verifikasi ke alamat email pengguna.
4. Pengguna mengklik link di email untuk mengkonfirmasi.
5. Setelah dikonfirmasi, banner hilang dan status email berubah menjadi ✅ Terverifikasi.

Reset Verifikasi

• Jika admin atau pengguna mengubah email, status verifikasi otomatis direset.
• Pengguna perlu melakukan verifikasi ulang setelah perubahan email.

22 Keamanan & reCAPTCHA

Pengaturan keamanan platform untuk melindungi dari akses tidak sah:

reCAPTCHA pada Login

Google reCAPTCHA v2 dapat diaktifkan untuk mencegah bot dan brute-force attack pada halaman login:

1. Buka Pengaturan Platform > Keamanan.
2. Aktifkan toggle "reCAPTCHA pada Login".
3. Isi Site Key dan Secret Key dari Google reCAPTCHA.
4. Setelah aktif, widget "I'm not a robot" akan muncul di halaman login.

Cara Mendapatkan Kunci reCAPTCHA

1. Kunjungi Google reCAPTCHA Admin Console.
2. Login dengan akun Google Anda.
3. Klik "+" untuk membuat site baru.
4. Isi label (misal: "iuranta") dan pilih tipe reCAPTCHA v2 → "I'm not a robot" Checkbox.
5. Tambahkan domain situs Anda (misal: iuranta.com).
6. Klik "Submit" — Anda akan mendapatkan Site Key dan Secret Key.
7. Masukkan kedua kunci tersebut di Pengaturan Platform > Keamanan.